Ne pas négliger l’individu
Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) regroupe différentes fonctionnalités interconnectées qui permettent un regroupement d’informations relatives aux salariés de l’entreprise. Son adoption par les entreprises a été galvanisée par de grands changements sociétaux comme le passage à l’Euro, la mondialisation avec le développement d’entreprises à l’international. En somme, c’est la rencontre entre un système de gestion des ressources humaines et des techniques de l’information et de la communication.
Toute nouvelle mesure mise en place se doit d’être accompagnée par une conduite du changement SIRH, de manière à en simplifier son adoption et à lutter contre la réticence naturelle qui accompagne tout chamboulement. Cela sera dans le cas présent d’autant plus important que les employés se verront confier des tâches de Gestion des Ressources Humaines (GRH) et devront eux-mêmes, remplir certains documents réservés jusqu’ici aux services RH.
Il conviendra de mobiliser des moyens humains pour pallier, aux éventuels problèmes qui pourraient émerger. C’est vers l’individu qu’il faudra se tourner, parfois au cas par cas Tout le monde ne réagit pas de la même façon ni ne butte sur les mêmes problématiques.
En amont, des campagnes de sensibilisation pourront bien sûr aider à définir le cadre de l’environnement futur. Cela passera par une définition détaillée des rôles de chacun et d’une explication sur l’importance de leur implication dans le projet.
La conduite du changement, dans la pratique
Un plan de communication savamment travaillé sera à l’origine de la clé du succès. Cela sera nécessaire à la mise en évidence des différents acteurs du projet, des enjeux qui lui sont attenants et des outils qui permettront sa bonne conduite.
Il faudra aussi anticiper les impacts sur les utilisateurs en se basant sur des études préliminaires suivies de test et de la mise en place d’une version pilote.
Des outils à installer en amont
Il serait bon que des outils de support soient mis en place avant que le projet ne soit lancé. De cette façon, il sera plus facile, avec une bonne organisation, de répondre aux besoins émergents. Cela pourra prendre la forme d’une ligne téléphonique (comme une hotline) ou d’un centre d’expertise.
Cependant, afin de ne pas surcharger ces supports, il serait avisé de délivrer des guides d’utilisation comportant des clés pour comprendre le SIRH et pour résoudre les problèmes les plus courants. Évidemment, cela implique d’avoir identifié et listé les problèmes à l’avance, d’où l’importance d’avoir mis en place des périodes de test.
En conclusion, pour un succès complet de la conduite de changement et du projet Système d’Information des Ressources Humaines, il conviendra de miser sur une communication efficace, une formation suivie et une organisation prévue à l’avance.
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