Digital Learning : le cahier des charges, un rôle incontournable

Lorsque l’on évoque le digital learning, il peut s’agir de parcours mixte ou blended learning, de réalité virtuelle, de MOOCs ou de sessions totalement à distance. L’objectif de la digitalisation des formations est de permettre à vos collaborateurs d’acquérir des compétences de manière ludique et efficace.

Un projet plus souple dans son déploiement ne nécessite pas pour autant moins de préparation. La rédaction d’un cahier des charges permet de clarifier le besoin de votre entreprise et vous accompagne tout au long du pilotage. Son rôle est essentiel dans la réalisation du projet de formation.

Le cahier des charges, document de référence de votre projet

Outil de planification et de communication, le cahier des charges va vous permettre de cadrer votre projet. Il favorise la formalisation de la demande. En la reformulant, il sera plus facile ensuite de monter un programme intéressant pour vos collaborateurs. Cet outil s’avère nécessaire lorsque vous faites appel à un prestataire externe, car le document va vous permettre de décrire précisément votre besoin. Votre interlocuteur sera alors plus à même de vous fournir la réponse la plus adaptée. Mais le cahier des charges se révèle aussi utile dans le cas d’un projet interne. Quand la mise en œuvre de votre formation digitale mobilise différents services au sein de votre entreprise, alors le cahier des charges devient un instrument de coordination entre les équipes. Dans ce cas, la notion de prestataire s’entend en interne. Une bonne répartition des rôles, une communication entre les acteurs exige une feuille de route claire.

Le cahier des charges va permettre aux différents interlocuteurs de maîtriser le contexte, connaître le périmètre d’action de chacun, les deadlines à respecter, etc.

C’est un document socle sur lequel les parties prenantes vont pouvoir s’appuyer à tout moment. En cela, il constitue non seulement un instrument de cadrage, mais également un support clé pour le pilotage de votre projet.

Les avantages du cahier des charges

Le cahier des charges analyse en détail le besoin de votre entreprise et donc le projet de Digital Learning que vous souhaitez mettre en place. Il comporte d’autres avantages. Grâce à lui :

• le commanditaire cadre le projet ;
• les bases du contrat avec le ou les prestataires sont fixées ;
• le chef de projet et les équipes anticipent le déroulement du projet ;
• le risque de dérive des coûts est plus limité ;
• les acteurs du projet communiquent plus aisément ;
• le document est évolutif ;
• il facilite le respect des délais pour les livrables.

En outre, chaque acteur du projet est généralement expert dans son domaine. Il peut apporter des éclairages judicieux dès la conception du programme. Aussi, la feuille de route va permettre de coconstruire les fondations sur la base de réflexions communes et individuelles retranscrites sur le document.

Approche agile : pas de cahier des charges ?

Si la digitalisation des formations est propice à l’application de méthodes agiles, cela n’implique pas moins une préparation cadrée dès la conception du projet. En effet, le mode agile accorde une liberté plus importante et le délai de déploiement est souvent réduit.

L’approche agile se veut plus pragmatique que les méthodes traditionnelles séquentielles de type cycle en V ou en cascade.

Elle permet une grande réactivité et une forte adaptation. Ces méthodes mettent l’accent sur le rôle des équipes plus que les processus, sur la collaboration plus que la documentation exhaustive, et sur l’adaptation au changement. Pour autant, le cahier des charges est fondamental puisqu’il va cadrer les orientations du projet et définir son cap. Il sera d’autant plus facile d’œuvrer en mode agile si un cadre préalable solide existe.

Conseils pour la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel

Vous l’aurez compris, projet agile ou non, le cahier des charges est incontournable. Mais, savez-vous comment le rédiger ?

La première étape de votre document consiste à présenter le contexte de la demande. Vous pourrez ensuite définir les objectifs de formation et objectifs pédagogiques : quels sont les enjeux auxquels le projet va pouvoir répondre ? Qu’est-ce que les participants seront capables de faire à l’issue du programme ? N’oubliez pas de parler du public cible et des intervenants concernés. Décrivez le nombre de personnes visées, leurs rôles, leurs contraintes, leur contexte de travail. Le cahier des charges comporte également un volet consacré aux exigences techniques (conditions de réalisation des apprentissages, logiciels utilisés, parc informatique nécessaire, etc.). Abordez les orientations pédagogiques : type de parcours, nombre de modules, découpage, modalités d’évaluations. En tant qu’outil phare du pilotage du projet, le cahier des charges devra mentionner les jalons et délais de réalisation pour chaque livrable. Dans le cas d’un projet externalisé, vous pouvez apporter des précisions contractuelles sur la confidentialité, la propriété intellectuelle ou les conditions de facturation.

Notez que si vous n’êtes pas à l’aise avec la rédaction du cahier des charges, il est tout à fait possible de vous faire accompagner par un prestataire.

À retenir : la digitalisation des formations dans les entreprises permet de réaliser des projets sous une approche agile. Cela n’exclut pas l’élaboration d’un cahier des charges. Ce document est un outil de cadrage et de pilotage qui laisse place à aux adaptations et à la créativité.